Проведение реформы документооборота муниципального района в современных реалиях является важной стратегической задачей развития регионов и страны.

Переход на электронно-цифровой формат работы с документами имеет ряд преимуществ:

Снижение трудозатрат на обработку корреспонденции (регистрация, логистика документа, направление ответов);
Уменьшение сроков рассмотрения обращений;
Автоматизация "рутинных" процессов работы с документами как внутри учреждения, так и между различными организациями всех форм собственности;
Исключение утери документов, их быстрый поиск при необходимости;
Формирование электронного архива документов
Снижение затрат на бумагу, заправку картриджей, запчастей к принтерам.

В декабре 2022 года в Медведевском муниципальном районе республики Марий Эл начата работа по подготовке перехода на электронный документооборот.

Предварительно была проведено аналитическое исследование:

Работы с поступающей корреспонденцией в части количественных показателей приема, обработки;
Логистических особенностей регистрации и рассмотрения обращений;
Установленного в данном муниципальном районе правил регистрации и ведения журналов учета входящей и исходящей корреспонденции;

По итогам анализа была составлена стендовая модель муниципального образования, для расчетов эффективности внедрения технических решений в рамках организации электронного документооборота.

Также были изучены предложения на рынке сервисов и программного обеспечения по ведению электронного документооборота.

Еще одним критерием было применение таких решений, чтобы с учетом готовящегося к внедрению на территории РФ государственного сервиса "ГосОблако" осуществить в последующем "Бесшовный" переход на него, без дополнительных трудовых и финансовых затрат на перенос систем, обучение сотрудников, изменение логистики.

Также при внедрении электронного документооборота был сделан акцент на качественную защиту персональных данных граждан, в рамках рассмотрения обращений.

Учитывая размер затрат на перевод муниципального района на электронный документооборот было принято решение о введении двух самостоятельных модулей:

Электронная регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
Непосредственно обмен обмен документами в электронном виде.

Первый модуль был разработан самостоятельно (Сервис "Электронной регистрации корреспонденции"), вторым модулем внедрена система "Диадок" группы компаний СКБ "Контур".

Сервис "Электронной регистрации корреспонденции":

Позволяет через интерфейс чат-бота в Телеграм вести регистрацию способом набора текста, кнопками или голосом;
Ведет электронный журнал
Ведет отчеты по обращениям

Система электронного документооборота "Диадок" СКБ "Контур", позволяет не только вести обмен документами в электронном виде, но и хранить все цифровые документы в облачном хранилище, без ограничения размера и сроков хранения.

Данные системы запущены на территории Медведевского муниципального района Республики Марий Эл.

По состоянию на 21.02.2022 года (полных два календарных месяца) были достигнуты следующие результаты:

Снижены трудозатраты на обработку поступающей корреспонденции в 6 раз;
Планируемые расходы в относительных цифрах, в ценах марта 2022 года снизятся в 50 раз;
Проработаны логистические цепочки применительно к внутреннему документообороту, что позволяет снизить трудозатраты на него на 15%.